В обязанности кассира входит ежедневное закрытие смены путем формирования z-отчета на онлайн-кассе. Что под этим подразумевается, стоит разобраться. Особо актуален данный вопрос для неопытных владельцев контрольно-кассовых терминалов (ККТ).
Закрытие смены. Смена подлежит открытию и закрытию с использованием ККТ. Интервал между этими действиями не должен превышать 24 часа (согласно п.2 ст. 4.3 ФЗ-54).
- По окончании смены кассир пробивает итоговый чек, который именуется z-отчетом или фискальным документом. Он необходим для контроля за выручкой в течение дня.
- При закрытии смены с помощью терминала отчетные сведения автоматически перенаправляются в налоговую инспекцию.
- После того как отчет сформирован, кассир должен передать выручку инкассаторам. Затем выключает кассу и сдает все атрибуты, полученные для работы с ККТ (чековую ленту, мелочь для размена, ключи от денежного ящика). Еще сотруднику надо внести в специальный журнал операциониста следующие сведения из документа:
- порядковый номер и дату составления;
- денежную сумму на начало и конец смены;
- выручку за отчетный период;
- данные о возвратах и безналичных расчетах.
На основании этого бухгалтер составляет приходно-кассовый ордер и делает пометку в кассовой книге.
Отличие z-отчета от х-отчета. Не стоит путать одно с другим. Х-отчет может выполняться в любое время (по мере надобности). При этом не происходит обнуления суммы.
- В то время как z-отчет делают только по завершению рабочего дня. После этого нельзя пробивать чеки и брать из кассы деньги. Z-отчет необходим для:
- контроля за деятельностью кассира;
- быстрой оценки полученной прибыли;
- сдачи наличности инкассаторской службе;
- отчета перед налоговиками.
Формирование z-отчета на терминале. Современный кассовый аппарат запрограммирован на эту функцию и самостоятельно создает z-отчет. Кассир выбирает в меню на сенсорном экране нужные позиции или жмет на нужные кнопки. Действия будут незначительно отличаться в зависимости от модели терминала.
- Последовательность шагов:
- найти позицию «Закрытие кассы» и войти в нее;
- в появившемся меню активировать ссылку «Закрыть смену»;
- в результате распечатается чек, который подшивается в специальную папку.
- Если не удается снять кассу автоматически, следует сделать ручную распечатку. В исходном перечне операций выбрать «Кассовые отчеты». Затем набрать соответствующую команду и документ выведется на печать.
Настройка на автоматическую распечатку чеков-отчетов. Чтобы каждый раз не распечатывать z-отчеты в ручном режиме, рекомендуем в разделе «Настройки» подключить требуемые функции. Для этого необходимо:
- войти в пункт «Смена»;
- выбрать из предложенных параметров необходимые и подключить их.
Последствия незакрытой смены и ответственность за нарушения.
- Если не закрыть смену в течение 24 часов, то произойдет автоматическая блокировка аппарата. Пробиваемые чеки будут без фискальных реквизитов. Снять блокировку можно только после закрытия смены и формирования отчета. Это не считается правонарушением.
- Если использовать ККТ по истечении кассовой сессии, то последует немалый штраф:
- для юридических лиц – 5-10 тыс. руб.,
- для ИП или должностных лиц – 1,5-2 тыс. руб.
- Можно снизить сумму штрафа или ограничиться только предупреждением, если доказать в налоговой непреднамеренность своих действий. ФНС пойдет на уступки, если Вы сообщите о случившемся до того, как ей станет об этом известно из данных от ОФД.
Материал подготовлен в рамках проекта ТПП РФ «Навигатор успеха».
Последнее изменение Вторник, 29 марта 2022